En la época actual, los datos abundan. Las organizaciones deben tener más cuidado con sus técnicas de administración de datos para poder proteger la información confidencial de los clientes y evitar que surjan problemas legales. La gestión de datos implica el desarrollo y mantenimiento de registros junto con la actualización de cualquier información nueva y asegurarse de que se mantengan los niveles de seguridad de los registros.
Para el buen funcionamiento de un negocio, es fundamental aplicar las técnicas de gestión de datos pertinentes. Además, esta actividad debe ser muy precisa, rentable y debe realizarse con prontitud. La incapacidad de administrar la data puede tener consecuencias costosas y una mella permanente en la reputación de la empresa.
Importancia de la gestión de datos o administración de datos
Es responsabilidad de cada negocio tener una estrategia sólida de administración de datos. A continuación se presentan algunas razones por las que la administración de datos es crucial para el éxito de cualquier negocio.
1. Disponibilidad instantánea de información
La gestión de datos hace que la información esté fácilmente disponible para un acceso rápido de acuerdo con los requisitos comerciales. También es importante para los procesos contables, como la auditoría y otros procesos basados en estrategias, como la planificación empresarial.
Estar en un entorno empresarial acelerado requiere que las empresas se mantengan alerta y tengan datos al alcance de la mano. La fácil disponibilidad de información que la administración de datos brinda es imprescindible para todo tipo de negocio con el que se esté tratando. Para cualquier negocio B2B o B2C, sería necesario tener a mano un historial de clientes previo para poder ofrecer el mejor servicio al cliente, por ejemplo.
Por otro lado, cuanto más tiempo pase buscando registros perdidos y archivos extraviados, menos eficaz será. Y sabes que el tiempo es dinero. Por lo tanto, mantener todos sus registros organizados puede ayudar a que los procesos sean más fluidos y rápidos.
La gestión de datos crea un recurso para las organizaciones y las hace más conocedoras. También evita que las organizaciones gasten dinero en contratar recursos externos que sean expertos en el campo.
La jerarquía DIKW puede ayudar a las organizaciones a generar conocimiento internamente de una manera más eficiente. A continuación se muestra un desglose de lo que puede hacer por una organización:
Data o datos: que es la base de toda la estructura y lo que una organización necesita tener en caso de que quiera avanzar.
Information o información: que es en lo que se convertirán los «datos» anteriores una vez que se les asigne su propósito.
Knowledge o conocimiento: que se puede aprender realizando un análisis en profundidad de la información disponible.
Wisdom o sabiduría: que solo se puede lograr si el análisis ejecutado anteriormente es exitoso y se deriva una conclusión relevante.
2. Cumplimiento de regulaciones
Varios países ahora han hecho obligatorio que las empresas mantengan todos sus documentos legales y financieros en orden. Esta ley se está aplicando después de los escándalos contables que tuvieron lugar en el siglo XX y XXI. La razón detrás de la mayoría de estos escándalos fueron documentos financieros y legales incompletos. Para evitar el enjuiciamiento, muchas empresas destruyeron cualquier registro de la información de su empresa.
Esto hizo que el gobierno aprobara una ley para obligar a las empresas a mantener estos registros. También hay auditorías periódicas para garantizar que no se produzcan manipulaciones. Además, si una empresa está involucrada en algún caso, debe conservar estos documentos durante años hasta que se logre un juicio sólido sobre el caso. Con la administración de datos es más fácil tener un control completo de todos los registros y almacenarlos de forma segura.
3. Transiciones más rápidas a nuevas tecnologías
A medida que las tendencias tecnológicas cambian rápidamente, las empresas deben aceptar todo lo que se les presente. Con las cosas sucediendo tan rápido a nuestro alrededor, no hay razón por la que las empresas deban retrasarse y permanecer obsoletas. Contar con la gestión de datos y con especialistas que mantengan estos registros es crucial para que, llegado el momento, la transferencia de datos pueda realizarse sin problemas.
Perder información en sistemas antiguos u obsoletos es lo último que querrías para tu negocio. Todos los datos que se guardan en los registros de la empresa son necesarios para hacer las operaciones diarias, administrar diferentes departamentos, hacer cálculos, auditorías, etc. Una empresa que no efectúa un seguimiento de toda la información no podrá transferirla a nuevos sistemas.
4. Proporcionar una experiencia de cliente omnicanal
Todas las organizaciones están impulsadas por una base de datos de gestión de relaciones con los clientes. Esta información retiene registros sobre personas que han estado asociadas con la empresa en el pasado. Junto con la gestión de las interacciones con los clientes, esta base de datos también se utiliza para registrar y acceder a los datos de los clientes. Con la administración de datos las organizaciones pueden emplear esta data para rastrear la relación que la empresa ha tenido con todos los compradores juntos y las preferencias que han compartido en el pasado.
Las métricas derivadas de esta base de datos ayudan a las empresas a obtener conclusiones sobre las elecciones de los clientes, lo que les ayuda a tomar decisiones de marketing mejor informadas en el futuro. Además, podrías darles beneficios de valor agregado a aquellos clientes que han estado contigo durante mucho tiempo.
Por otro lado, también podrías dirigirte a los clientes que no han vuelto y hacerles ofertas a las que no se puedan resistir. Aquellas organizaciones que tienen una gestión de datos de sus clientes bien desarrollada pueden brindar una mejor experiencia al cliente y son más eficientes cuando se trata de convertir clientes potenciales en clientes compradores.
Conclusiones clave
Uno no puede simplemente negar la importancia de los datos en el mundo de hoy. Además, como propietario de una empresa, es importante contar con un potente sistema de gestión de datos que sea eficiente y rentable. Los datos mal administrados no son de utilidad para una empresa y pueden generar ineficiencias, pérdida de dinero y una sobreinversión de recursos simplemente porque necesita más personas para administrar el sistema.
Por lo tanto, plantea un sistema de gestión que funcione para tu empresa y que sea comprensible para tus empleados. Todas las nuevas contrataciones deben ser informadas sobre el uso del sistema para evitar cualquier peligro.
Si no estás en condiciones de hacer uso de la gestión de datos todavía, o tienes una gran cantidad de dudas, mándanos un mensaje para asesorarte. ¡Nuestros expertos te ayudarán sin compromiso!