A medida que las pequeñas y medianas empresas cambian y crecen, la capacidad de escalar hacia arriba o hacia abajo rápidamente se convierte en una necesidad. Agregar nuevos empleados, por ejemplo, requiere que la empresa adecúe su sistema telefónico para adaptarse a la necesidad de más líneas.
Eso es más difícil de lograr utilizando sistemas de telefonía tradicionales. Ya que tiene mayores costos de configuración y mantenimiento, la necesidad de hardware en el sitio y la dependencia del soporte de TI. Un sistema telefónico basado en la nube, por otro lado, permite a las empresas administrar los servicios de comunicación de una manera menos costosa, más optimizada y ágil. Enseguida te compartimos 10 beneficios que las organizaciones pueden obtener al cambiar a un sistema telefónico basado en la nube, como PhoneIQ.
Beneficios de un sistema telefónico basado en la nube
1. Integración al 100%
Un informe de la firma de investigación Gartner señala que la integración de las comunicaciones de una empresa con sus aplicaciones diarias para procesos y flujos de trabajo de negocios ayuda a aumentar la eficiencia.
Una plataforma de llamadas que opera en la nube es fácil de implementar. Lo que permite a los empleados mantenerse conectados, ya sea que estén en la oficina o mientras viajan. De esta manera, la nube proporciona una presencia comercial constante. Además, ayuda a aumentar la productividad con un acceso perfecto a herramientas de CRM, correo electrónico, mensajería instantánea, voz y videoconferencias.
2. Control de los modos de comunicación
Un sistema telefónico operado en la nube pone a las empresas en el asiento del conductor. Permitiéndoles elegir qué funciones necesita, con acceso para activarlas o desactivarlas fácilmente.
Asimismo, las soluciones en la nube brindan a los empleados acceso en cualquier momento y lugar a través de un teléfono inteligente y de escritorio a todas sus funciones de llamadas. Aún mejor, pueden acceder en tiempo real a su software empresarial crítico.
3. Funciones comerciales de primera línea
Una plataforma de llamadas brinda acceso a los tipos de aplicaciones de red que normalmente se encuentran en corporaciones más grandes. Estas incluyen funciones como Asistente virtual, Operadora automática, Soluciones para nunca perder una llamada o Centro de llamadas.
4. Movilidad y facilidad de uso
El lugar de trabajo actual es cada vez más móvil y las empresas, especialmente, necesitan poder operar desde múltiples ubicaciones.
Con un sistema telefónico basado en la nube, tus colaboradores tendrán acceso a funciones que les permitan iniciar sesión desde cualquier lugar . Para que puedan ser contactados mientras están en movimiento. Lo que les brinda flexibilidad a la hora de atender al cliente y generar ingresos con un mayor control sobre su productividad.
5. Gestión del tiempo y eficiencia
Los portales de clientes basados en la web permiten al personal de TI administrar su sistema de manera más eficiente. Con información sobre la instalación, la configuración del servicio, los tickets de problemas, la capacitación, la facturación y el análisis de llamadas, este acceso completo al sistema y la cuenta de un cliente les permite gastar menos recursos en la gestión de proyectos y concentrarse más en el trabajo que se suma al resultado final.
Por consiguiente, las soluciones en la nube pueden integrarse fácilmente con otras aplicaciones. Proporcionando a los colaboradores todas las características y funcionalidades que necesitan para trabajar con la misma eficacia que si estuvieran en la oficina.
6. Flexibilidad para escalar hacia arriba y hacia abajo
A medida que crece una empresa, también lo hace la necesidad de contratar nuevos empleados, abrir nuevas oficinas e incorporar nuevos clientes. Esto requiere un sistema de comunicaciones que se pueda ampliar, o reducir, según surja la necesidad.
Con un sistema telefónico basado en la nube, las empresas pueden agregar tantas extensiones como necesiten para adaptarse a un mayor volumen de llamadas. O, si es necesario, simplemente llamar para desactivar estas extensiones adicionales. A diferencia de los sistemas tradicionales, las empresas solo pagan por las extensiones que necesitan durante el tiempo que las necesiten.
7. Continuidad comercial
Trabajar con una plataforma de llamadas en la nube permite a las empresas permanecer conectadas con sus clientes sin importar el entorno. Es probable que un sistema de comunicaciones basado en la nube no se vea afectado por factores externos como el clima severo u otros problemas. Mismos que pueden impedir que los empleados lleguen a la oficina.
Las empresas pueden mantener una presencia constante y acceder a las herramientas necesarias para que todo funcione sin problemas.
8. Servicio al cliente mejorado
Con la función de recepcionista virtual o operadora automática, las empresas pueden dirigir fácilmente las llamadas a varios departamentos. E incluso crear saludos personalizados para un departamento determinado.
Por ejemplo, una empresa podría configurar su sistema telefónico para crear un saludo festivo por adelantado. Así como preestablecerlo para volver al saludo no festivo en una fecha específica. También podría agregar un mensaje en espera sobre promociones especiales o preguntas frecuentes.
9. Nuevas funciones de servicio agregadas fácilmente
Durante la temporada alta, algunos negocios pueden agregar funciones de llamadas premium para aumentar la eficiencia en el servicio al cliente y maximizar la dotación de personal. Los grupos de llamadas, por ejemplo, permiten que las interacciones entrantes suenen en varias extensiones.
Las colas de llamadas brindan una “sala de espera dinámica” para las personas que llaman, lo que permite a las empresas personalizar la experiencia en espera y administrar mejor el volumen de llamadas. Ambos ayudan a disminuir los mensajes de voz, las llamadas perdidas y las señales de ocupado, lo que permite el servicio a tantas personas como sea posible.
10. Ahorro de costos
El ahorro de costos es otro beneficio del sistema telefónico basado en la nube. Mover las telecomunicaciones a la nube puede ser menos costoso en comparación con las tarifas de servicio mensuales en comparación con las de un sistema tradicional, lo que ayuda a reducir los costos y, en última instancia, a aumentar la rentabilidad.
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