10 tips para crear informes de datos satisfactorios

Conoce todo lo que tu reporte necesita

Honestamente nadie se siente entusiasmado al escuchar los términos “informe de datos” o “informe comercial”, sin embargo siempre han sido una pieza importante para toda empresa. Generalmente el término nos lleva a pensar en PDFs estáticos, diapositivas de PowerPoint y en tablas llenas de números. Lo más importante es que todos estos reportes se crean sin utilizar información en tiempo real y por lo tanto ninguno contaba con una gestión de datos adecuado.

Esta clase de reportes no tienen que ser tu opción cuando ya estás haciendo uso de los datos de tu empresa y menos cuando ya cuentas con un software de análisis como Tableau. Anteriormente te hemos compartido información para mejorar tus dashboards, pero si quieres utilizar mejor tu información y adaptarla a tus reportes, te lo explicaremos en este artículo, con 10 tips.

1. Define el tipo de su informe de datos

¿Sabías que existen distintos tipos de reportes? Conocer el tipo de reporte que debes generar te ayudará a establecer parámetros a los que pueda atenerte fácilmente. Estos son los tipos de informes de datos más comunes:

Informativo vs. analítico: Primero necesitas saber si debes proporcionar solo información objetiva. Los reportes informativos suelen ser de menor tamaño, la estructura escrita no es estricta y el único propósito es informar sobre los hechos sin agregar ningún análisis. Por otro lado, si proporcionas algún análisis, demuestra relaciones o recomendaciones porque eso será un informe analítico.

Recomendación o justificación: Presenta una idea y haz sugerencias; proporciona recomendaciones para cambios en los procedimientos comerciales y justifica cursos de acciones que tienen el objetivo de mejorar el rendimiento comercial.

Investigación: Ayuda a determinar los riesgos involucrados en un curso de acción específico. Aquí, los datos de informes se basan en documentar información específica de manera objetiva con el propósito de presentar suficiente información a tu audiencia y decidir los siguientes movimientos de la empresa.

Cumplimiento: muestra la responsabilidad al proporcionar información de cumplimiento, por ejemplo, a un órgano rector.

De viabilidad: Es un informe exploratorio para determinar si una idea funcionará.

Estudios de investigación: Presenta investigaciones en profundidad y conocimientos sobre un tema o problema específico.

Periódico: Mejora las políticas, productos o procesos a través de un monitoreo constante de intervalos fijos, como semanal, mensual, trimestral, etc.

De KPI: Monitorea y mide los indicadores clave de rendimiento (KPIs) para evaluar si las operaciones de la empresa ofrecen los resultados esperados.

Informe de Yardstick: Sopesa varias soluciones potenciales para una situación dada, en vez de dar dos o tres soluciones.

2. Conoce a tu público objetivo

Conocer a tu audiencia ayudará a determinar qué datos debes presentar, las recomendaciones que hace y cómo presenta los datos. Tu audiencia puede ser alta, media o gerencia de línea, otros departamentos de la compañía, compañeros de trabajo, el cliente, clientes potenciales, el gobierno u otra compañía en el mismo mercado.

Si un informe tiene un aspecto interno, las marcas como los colores, la fuente y el logotipo no son tan importantes. Si se trata de una presentación única en vivo, el formato para imprimir no es clave. Determine con anticipación si su audiencia necesita persuasión o educación. Si su audiencia está en el nivel C-suite o en el tablero, es posible que desee presentar principalmente datos de alto nivel con llamadas específicas y elementos de acción. Si el informe es de naturaleza más exploratoria, es posible que desee incluir datos más granulares y opciones para interactuar con los datos.

Después de reconocer las características del público meta mantendrás tus informes y datos enfocados e impactantes.

Si tu audiencia va a leer el informe en pantalla, conviene entender primero cómo los cerebros digieren el contenido visual antes de definir el formato.

3. Ten un plan detallado y selecciona tus KPI

Antes de abrir la herramienta, responde por escrito tres preguntas: qué decisión debe tomar quien lea el informe, qué pregunta de negocio responde cada sección y con qué frecuencia se va a consultar. De ahí salen los indicadores. Un buen informe tiene entre tres y siete KPI; si tienes veinte, todavía no has decidido qué importa. Cada KPI necesita una definición única (fórmula, fuente y periodo) acordada con el área dueña del dato, para que nadie llegue a la junta con otro número.

4. Usa una sola fuente de datos confiable

Los informes que se arman copiando cifras de varios sistemas a una hoja de cálculo se rompen en cuanto alguien actualiza una pestaña. Conecta el informe a una fuente publicada y gobernada, con los datos ya centralizados, y deja que se actualice solo. Así el tiempo se invierte en interpretar, no en conciliar.

5. Elige la gráfica según la pregunta, no según el gusto

Una comparación entre categorías pide barras; una evolución en el tiempo, líneas; una relación entre dos variables, dispersión; una proporción del total, barras apiladas o una tabla. Las gráficas de pastel y las de tres dimensiones casi nunca ayudan. La regla es simple: si para entender la gráfica hay que leer la leyenda dos veces, cámbiala.

6. Diseña con jerarquía visual

Lo más importante va arriba a la izquierda y más grande. Usa un color de acento para lo que quieres que el lector vea primero y grises para el contexto. Quita bordes, fondos y decoración que no aporten información. El espacio en blanco no es desperdicio: es lo que permite leer.

7. Da contexto a cada número

Un KPI solo no dice nada. Ponlo siempre junto a su comparación natural: contra el mes anterior, contra el mismo periodo del año pasado o contra la meta. Un semáforo o una flecha que indique si el cambio es bueno o malo ahorra al lector la interpretación.

8. Escribe los hallazgos, no solo los muestres

Cada sección del informe debe tener un título que diga la conclusión (“La venta cayó 8 % en la zona norte por quiebres de stock”), no el tema (“Ventas por zona”). Quien tiene dos minutos lee solo los títulos y aun así se lleva el mensaje.

9. Hazlo interactivo cuando la audiencia lo necesite

Para la dirección general, un informe fijo con tres conclusiones. Para gerentes y analistas, un tablero con filtros por región, tienda o producto que les permita responder sus propias preguntas sin pedir otro reporte. Con Tableau ambos formatos salen de la misma fuente de datos.

10. Revisa, mide y mejora

Antes de publicar, pide a alguien ajeno al proyecto que lea el informe y te diga en voz alta qué entendió. Después de publicar, mide quién lo abre y qué filtra. Un informe que nadie consulta no es un problema de diseño, es un problema de pregunta: vuelve al tip 3.

Siguiente paso

Si quieres que te ayudemos a convertir tus reportes en informes que se usen, lleva a la discovery call tres ejemplos de reportes actuales y la lista de decisiones que dependen de ellos. Con eso definimos los KPI y el formato en una sesión. Agenda la sesión aquí.